Upozornění:
Níže uvedený text se věnuje pouze jednomu z procesů JMHZ, a to Registraci zaměstnance (REGZEC), která nahrazuje dřívější způsoby plnění informační povinnosti zaměstnavatele při nástupu do zaměstnání osoby jiné než české státní příslušnosti (§ 87 zákona o zaměstnanosti).
Obecně platí, že JMHZ spočívá primárně ve změně způsobu hlášení a není spojeno s výraznější změnou samotných povinností. Jednotlivé povinnosti se řídí vlastní legislativou, přičemž obsah těchto povinností zůstává v obecné rovině nezměněn
1. Rozsah hlášení a nahrazení stávajících povinností
Proces Registrace zaměstnance, který je součástí systému JMHZ, plně nahradí stávající postup plnění povinnosti zaměstnavatele hlásit nástup osoby jiné než české státní příslušnosti1 do zaměstnání nebo k výkonu práce (informační karty a sdělení) podle § 87 zákona o zaměstnanosti.
Prostřednictvím tohoto systému bude inspekce práce kontrolovat, zda nedochází k přestupku nehlášené práce ve smyslu § 5 písm. j) zákona o zaměstnanosti. Z toho důvodu je nezbytné před okamžikem nástupu registrovat zaměstnance provádějící veškerou závislou činnost, nikoliv jen zaměstnání, které založí účast na nemocenském pojištění.
Konkrétně se do evidence zaměstnanců budou hlásit nástupy cizinců:
- do zaměstnání,
- k výkonu činnosti držitele karty vnitropodnikově převedeného zaměstnance (§ 5a zákona o zaměstnanosti),
- pracovníka vyslaného ze třetí země (§ 95 zákona o zaměstnanosti).
Z pohledu informační povinnosti zaměstnavatele podle § 87 zákona o zaměstnanosti procesu Registrace zaměstnance (REGZEC) nepodléhají nástupy pracovníků vyslaných v rámci poskytování služeb na vnitřním trhu EU, které jsou nadále hlášeny přes portál SÚIP podle § 101a zákona o zaměstnanosti.
Vzhledem k vlivu právních předpisů daňového systému a předpisů pro koordinaci systémů sociálního zabezpečení nicméně mohou nastat situace, kdy jsou vyslaní pracovníci do systému JMHZ (a tudíž i REGZEC) zahrnuti. Základní vymezení je obsaženo v bodě 6, a)
1 občan Evropské unie, jeho rodinný příslušník, rodinný příslušník občana České republiky, cizinec podle § 98 písm. a) až e), j) a l) až v) nebo podle § 98a zákona o zaměstnanosti, u kterého se nevyžaduje povolení k zaměstnání, nebo cizinec, u kterého se vyžaduje povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrá karta
2. Lhůty a registrace (Prevence nehlášené práce)
V rámci prevence nekorektního zaměstnávání a souvisejících nežádoucích jevů jsou pravidla nastavena následovně:
- Zaměstnavatel: Proces Registrace zaměstnavatele je prvním krokem nového systému JMHZ. Pokud zaměstnavatel již u ČSSZ registrován byl, je zapotřebí pouze dohlásit některé údaje, které systém JMHZ z důvodu včlenění dalších agend zavádí nad rámec původní Registrace zaměstnavatele u ČSSZ. Dohlášení údajů je možné pouze elektronicky prostřednictvím podání doplnění Registrace zaměstnavatele (REGZELDOPL).
- Zaměstnanec (jiné než české státní příslušnosti): Musí být nahlášen nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce. Registraci zaměstnance lze učinit nejdříve ve lhůtě 8 dní před předpokládaným dnem nástupu.
Pozor: Povinnost zaměstnavatele zaregistrovat (nahlásit) zaměstnance před nástupem k výkonu práce se bude od 1. dubna vztahovat pouze na zaměstnance jiné než české státní příslušnosti. Na české zaměstnance se tato povinnost začne vztahovat až od 1. července 2026. Přestože se od 1. července 2026 sjednotí okamžik registrace (hlášení) u všech zaměstnanců (nehledě na státní příslušnost), zůstane mezi nimi jeden podstatný rozdíl. Zaměstnance jiné než české státní příslušnosti bude nutné nahlásit v plném rozsahu, tedy vyplnit všechny zákonem požadované údaje již před nástupem do zaměstnání nebo k výkonu práce. U českých zaměstnanců bude oproti tomu možné využít tzv. předregistraci, kdy se před nástupem nahlásí pouze část údajů, přičemž zbývající údaje bude možné doplnit do osmi dnů od nástupu.
3. Jak registrovat stávajícího zaměstnance jiné než české státní příslušnosti?
Jestliže nastane situace, kdy
- nastoupil cizinec k zaměstnavateli před 1. dubnem 2026,
- jeho nástup byl nahlášen prostřednictvím tzv. informačních karet nebo sdělení,
- byl tento zaměstnanec veden i v registru pojištěnců ČSSZ do 31. března 2026 a zároveň
- jeho zaměstnání trvá i po 1. dubnu 2026,
musí zaměstnavatel dohlásit rozšířený set údajů prostřednictvím podání Registrace zaměstnance (REGZEC) s typem akce 3 (Změna), které dosud nebyly v rámci ONZ2 evidovány, a to ve lhůtě do 30. dubna 2026.
Pozor!! Vzhledem k přijatému technickému řešení bohužel nemůže být proveden přesun (migrace) stávajících dat z evidence Úřadu práce do nového systému JMHZ. Informace uvedené v § 102 zákona o zaměstnanosti, které nejsou zároveň obsaženy v dosavadním ONZ, je nutné do 30. dubna 2026 dohlásit prostřednictvím podání REGZEC s typem akce 3 (Změna) znovu.
2 Oznámení nástupu do zaměstnání – stávající formulář ČSSZ
4. Ukončení zaměstnání po 1. dubnu 2026 a opravy
Pokud bude zaměstnání popsané pod bodem 3. ukončeno po 1. dubnu 2026, provede se ukončení již prostřednictvím podání REGZEC s typem akce 2 (Skončení), nikoliv přes informační karty nebo sdělení. Podle výše uvedeného bodu totiž budou muset být během dubna všichni stávající zaměstnanci z důvodu přechodu na JMHZ plně evidováni v Evidenci zaměstnanců. Bude tedy nezbytné již prostřednictvím podání REGZEC s typem akce 2 provést i ukončení jejich zaměstnání.
Pro veškeré opravy a změny je v systému vyhrazena specifická funkcionalita, resp. samostatná akce v podání REGZEC.
5. Jak postupovat, pokud cizinec nastoupí právě 1. dubna 2026?
Registrace zaměstnanců, kteří budou do zaměstnání nastupovat od 1. dubna 2026, je již prováděna v rámci procesu Registrace zaměstnance, který je součástí systému JMHZ. U cizinců pak platí povinnost provést registraci prostřednictvím podání REGZEC s typem akce 1 před okamžikem nástupu, přičemž tato povinnost může být standardně splněna až 8 dní před okamžikem nástupu. Vzhledem k tomu, že systém JMHZ bude spuštěn právě až 1. dubna 2026, není možné dřívější registraci provést v případech, kdy zaměstnanci 1. dubna 2026 nastupují do zaměstnání. I v těchto případech je bohužel nutné registraci provést před okamžikem nástupu, ale ne dříve než 1. dubna 2026.
Pokud má zaměstnavatel sídlo mimo území České republiky a vysílá svého zaměstnance k výkonu práce na území ČR, může vzniknout povinnost hlášení:
- pouze do portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP),
- současně do portálu SÚIP a do systému JMHZ (podání REGZEC),
- nebo pouze do systému JMHZ.
Rozhodující je zejména to, zda se jedná o vyslání pracovníka v rámci nadnárodního poskytování služeb na vnitřním trhu Evropské unie, nebo o vyslání ze státu mimo EU, a dále zda vzniká povinnost odvádět v České republice daň z příjmů nebo pojistné.
a) Vyslání pracovníka do ČR z členského státu EU - tzv. směrnicové vyslání3
Pokud je pracovník vyslán zaměstnavatelem usazeným v jiném členském státě EU v rámci nadnárodního poskytování služeb na vnitřním trhu podle § 101a zákona o zaměstnanosti a jeho příjem nepodléhá v České republice dani z příjmů ani není tento pracovník v ČR účasten nemocenského pojištění, plní se informační povinnost pouze prostřednictvím portálu SÚIP: Vysílání zahraničních pracovníků
Pokud však v souvislosti s výkonem práce na území České republiky vznikne povinnost odvádět daň z příjmů nebo vznikne účast na nemocenském pojištění4 v České republice, je nutné pracovníka nahlásit jak prostřednictvím portálu SÚIP, tak současně do systému JMHZ prostřednictvím podání REGZEC.
b) Vyslání pracovníka do ČR ze státu mimo EU
V případě vyslání pracovníka zaměstnavatelem se sídlem ve státě mimo Evropskou unii se informační povinnost podle § 87 zákona o zaměstnanosti plní prostřednictvím systému JMHZ. Zaměstnanec se proto registruje do REGZEC.
3 Úprava se řídí unijními předpisy, z nichž hlavní je směrnice 96/71/ES v konsolidovaném znění TEXT v úplném znění: 31996L0071 — CS — 30.07.2020
Více informací k vysílání pracovníků na vnitřním trhu naleznete na oficiálním webu státní správy Informace o vysílání pracovníků | Státní úřad inspekce práce
4 Viz článek 12 nařízení 883/2004 TEXT v úplném znění: 32004R0883 — CS — 31.07.2019